Jurnal Aplikasi Circulation Information System (CIS) dengan Studi Kasus PT. Pikiran Rakyat

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Aplikasi Dengan Studi Kasus PT. Pikiran Rakyat

Meliana Christianti J., Ardiansyah Apriana Pasha Jurusan S1 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi

 Abstraksi
Industri media cetak di Indonesia tumbuh sangat pesat dengan adanya beberapa surat kabar regional dan nasional. Setiap perusahaan yang beroperasi di bidang ini tentu saja masyarakat akan terus meningkatkan kinerjanya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik, untuk mendukung hasil pemikiran ini membutuhkan sistem yang bisa mengelola agen surat kabar dalam pemesanan, mengembalikan surat kabar secara langsung atau melalui media online (website), pembayaran dan laporan piutang yang dapat disimpan dengan aman dan terintegrasi dengan baik. Semua data untuk diskusi ini dikumpulkan dari wawancara langsung asisten lapangan, karyawan PT Pikiran Rakyat dan untuk mempelajari teori yang mendukung pembuatan sistem yang dikumpulkan dari beberapa buku dan sumber data dari internet. Dari data sumber yang sudah terkumpul, dianalisis dan dirancang dengan model diagram proses, flowchart proses bisnis yang mendukung dibuatnya suatu sistem informasi. Hasil dari perancangan sistem dianalisis dan menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat menunjang seluruh proses penyusunan agen koran wartawan. Sistem informasi yang disebut "SISTEM INFORMASI SIRKULASI PT.PIKIRAN RAKYAT"


 A. Latar Belakang Masalah
Ditengah banyaknya perusahaan maupun bisnis pribadi dalam bidang penjualan barang, masing-masing usaha tersebut memiliki berbagai cara untuk meraih banyak target penjualan, sehingga persaingan perusahaan dalam bidang ini pun semakin kuat. Dibutuhkan berbagai macam cara promosi yang efektif untuk menarik pembeli baik melalui media cetak maupun media elektronik. Perkembangan media cetak yang semakin interaktif menjadikan para pelaku bisnis lebih melirik untuk mempromosikan produk dan jasanya lewat media tersebut. Penggunaan media cetak khususnya koran masih sangat diminati oleh semua kalangan karena harganya terjangkau dan dari sebuah koran atau surat kabar dapat memberi informasi yang diberitakan. PT Pikiran Rakyat (PR) dalam menjalankan fungsinya, tentu memerlukan sistem informasi yang akurat, cepat dan terpercaya. Hal ini terutama meningkatkan pengawasan keuangan, produksi, pembelian koran oleh agen –agen dimana semua transaksinya tercatat dalam sistem. Pilihan yang paling tepat adalah membangun sebuah Circulation Information System untuk menunjang kelancaran arus informasi untuk menunjang terciptanya sistem informasi yang diidamkan. Circulation Information System adalah sistem informasi untuk mendukung semua kegiatan termasuk dalam melakukan produksi koran, pembelian koran (langganan/agen), piutang agen, mengurus agen-agen (besar/sub-agen/agen langsung) dan menghubungkan data di dua cabang. Paket aplikasi ini adalah produk aplikasi yang akan dikembangkan secara terus menerus.


B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka dibuat rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat mencatat data agen dan pesanan?
2. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat mencatat semua kegiatan transaksi yang dilakukan oleh karyawan?
3. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat mengontrol bagian produksi dalam pencetakan koran sesuai dengan kebutuhan (selain pesanan)?
4. Bagaimana membangun aplikasi yang dapat membantu pengelolaan data pembayaran piutang agen dan pencatatan data piutang?


C. Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari penelitian ini, yaitu:
1. Merancang dan menghasilkan aplikasi yang dapat mencatat data agen dan pesanan.
2. Merancang dan menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola transaksi yang dilakukan karyawan.
3. Merancang dan menghasilkan aplikasi yang dapat mendistribusikan koran per -wilayah sehingga membantu proses pengepakan koran.
4. Merancang dan menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola dan membantu pembuatan laporan dan pembukuan piutang agen secara terkomputerisasi.


D. Kajian Teori
Konsep Dasar Sistem Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang berkaitan satu sama lain sehingga membentuk satu kesatuan. Pengertian sistem ini sangat luas dan dapat diterapkan untuk apa pun yang akan dinamakan sistem. (Kadir, 2003)


E. Konsep Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah melalui proses tertentu menjadi sesuatu yang menambah pengetahuan atau temuan yang mempunyai arti baru bagi pemakainya. Berdasarkan temuan yang mempunyai arti baru tersebut, mendorong pemakainya untuk melakukan suatu tindakan dan dari tindakan itu akan diperoleh data baru mengenai hasil kegiatan yang apabila diolah melalui suatu proses tertentu akan menghasilkan informasi yang lebih baru lagi. (McFadded dkk,1999)


F. Sistem Informasi Berbasi Komputer
Sistem Informasi berbasis komputer adalah Sistem Informasi yang menggunakan sistem komputer, device dan teknologi informasi dalam pengolahan data menjadi informasi. Teknologi informasi dalam hal ini meliputi teknologi komputer, teknologi komunikasi/telekomunikasi dan internet, dan penyajian informasi secara digital. (Proboyekti, 2007:1)


G. Proses Bisnis
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa sub proses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. (Jogiyanto, 1990)


H. Hyper Text Markup Languange (HTML)
HTML kependekan dari Hyper Text Markup Language. Dokumen ini dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web surfer. (Alamsyah, 2003)


I. Javascript
Javascript adalah bahasa yang berbentuk kumpulan skrip yang pada fungsinya berjalan pada suatu dokumen HTML, sepanjang sejarah internet bahasa ini adalah bahasa skrip pertama untuk web. Bahasa ini adalah bahasa pemrograman untuk memberikan kemampuan tambahan terhadap bahasa HTML dengan mengijinkan pengeksekusian perintah perintah di sisi user, yang artinya di sisi browser bukan di sisi server web. (Alamsyah, 2003)


J. ASP.NET
ASP.NET merupakan teknologi baru pemrograman internet dari Microsoft yang lebih efisien dan menggunakan object-oriented model dalam pengembangan aplikasi web secara dinamis. ASP.Net didesain untuk memberikan kemudahan pada pengembang web untuk membuat aplikasi berbasis web dengan cepat, mudah, dan efesien karena meminimalkan penulisan kode program dengan bantuan komponenkomponen yang tersedia, sehingga dapat meningkatkan produktivitas. (Kurniawan, 2009)


K. Diagram Relasional Entitas
Diagram relasional entitas merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi Logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. (Imbar dkk, 2007)


L. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan gerakan data melalui sebuah sistem, mulai dari masuk sampai ke tujuannya. Arus data dapat juga digambarkan secara sederhana sebagai Input-Proses-Cetak-Simpan. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah menjadi bagian yang lebih rinci (disebut dengan lower level). (Imbar dkk, 2007)


 M. Analisis

Proses Bisnis
PT.Pikiran Rakyat adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang media cetak. Ada beberapa bagian yang terlibat dalam proses pemesanan koran sampai koran dicetak yaitu :
1. Agen langsung : suatu lembaga yang membeli koran dengan harga khusus dan menyalurkan langsung koran tersebut kepada pembeli (pelanggan).
2. Agen besar : suatu lembaga yang membeli koran dengan harga khusus dan mempunyai beberapa sub agen.
3. Sub agen : bagian dari agen besar.
4. Langganan : seseorang yang rutin membeli koran setiap harinya dan diberikan harga khusus. 5. Sirkulasi : suatu bagian khusus dalam perusahaan yang bertugas mengontrol agen langsung, agen besar dan langganan, mengepak koran setelah dicetak berdasarkan kode wilayah, kode jurusan dan kode agen, menyalurkan koran kepada agen – agen, mencatat order koran.
6. Produksi : suatu bagian dalam perusahaan yang bertugas mencetak koran sesuai dengan kebutuhan setiap harinya.
7. Finance : suatu bagian dalam perusahaan yang bertugas untuk mencatat piutang agen, saldo agen dan pembayaran piutang.

N. Proses Pemesanan Koran
Pada proses pemesanan koran agen datang ke PT.Pikiran Rakyat untuk memesan koran, agen akan diberikan formulir pengisian order koran rangkap 2 , setelah itu formulir rangkap 1 diberikan kepada bagian sirculan dan rangkap 2 kepada bagian produksi. Bagian sirculan akan mencatat dan membuat laporan order sedangkan bagian produksi akan mencetak koran sesuai formulir order yang telah diterima. Laporan order yang telah dibuat oleh bagian sirculan akan diberikan kepada bagian finance dan bagian finance akan mencatat laporan tersebut untuk mengkalkulasi piutang agen dan akan disimpan sebagai arsip. bagian produksi mencetak koran, koran tersebut akan diberikan kepada bagian pengepak dan bagian pengepak akan mendistribusikan koran tersebut,formulir rangkap 1 diberikan kembali kepada agen untuk disimpan sebagai bukti order. proses pemesanan koran digambarkan dalam bentuk diagram aliran yang diperlihatkan pada Gambar 1.


Gambar 1 Flowchart Order Koran



O. Proses Bisnis Pengembalian (retur) Koran
Pada proses pengembalian koran agen datang ke PT.Pikiran Rakyat untuk mengembalikan koran karena terlambat, rusak (retur), bagian sirculan akan memberikan formulir retur koran (rangkap 2), setelah diisi formulir tersebut akan diberikan kepada bagian sirculan untuk mencatat perubahan order dan membuat laporan order yang akan diserahkan kepada bagian finance untuk mengubah data piutang agen dan disimpan untuk arsip oleh bagian finance. Kemudian, formulir tersebut dikembalikan kepada agen sebagai bukti telah melakukan perubahan order. Proses pengembalian koran digambarkan dalam bentuk diagram aliran yang diperlihatkan pada Gambar 2.


Gambar 2 Flowchart Pengembalian koran

P. Proses Bisnis Pembayaran Piutang Agen
Pada proses pembayaran piutang agen datang ke PT.Pikiran Rakyat untuk membayar piutang dengan mengisi formulir rangkap 2 yang telah disediakan, setelah diisi formulir tersebut akan diberikan kepada bagian sirculan, bagian sirculan akan memberikan kembali formulir tersebut kepada agen (rangkap 1) untuk jadi bukti pembayaran dan memberikan kepada bagian finance (rangkap 2), bagian finance akan melakukan pencatatan piutang dan disimpan untuk arsip. Visualisasi flowchart proses pembayaran piutang dapat dilihat pada Gambar 3.


Gambar 3 Proses Pembayaran Piutang

Q. Diagram Relasional Entitas Aplikasi CIS
Rancangan diagram relasional entitas dalam aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 4.


Gambar 4 Diagram Relasional Entitas

R. Data Flow Diagram (DFD) Aplikasi CIS
DFD Level 0 menggambarkan proses aplikasi dan aliran data secara keseluruhan. Aplikasi ini memiliki 4 hak akses, yaitu admin, sirculan,produksi dan finance. Gambar DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar 5.


Gambar 5 Diagram Konteks/DFD Level 0 (desktop)

DFD level 1 menggambarkan 6 proses utama, yang dilakukan oleh admin, sirculan, finance, dan produksi. Prosesnya terdiri dari olah data agen, olah data piutang, olah data produksi, sistem karyawan, log serta olah data permintaan dan olah data transaksi. Gambar DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 6.



Gambar 6 DFD Level 1 (desktop)



S. Simpulan dan Saran
Berdasarkan hasil analisis dan implementasi rancangan system maka disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi yang dihasilkan yaitu aplikasi yang diberi nama Circulation Information System (CIS) dapat digunakan untuk mengelola data agen dan pesanan Koran dari agen.
2. Aplikasi CIS dapat mengelola seluruh transaksi yang dilakukan oleh karyawan.
3. Aplikasi CIS dapat mencatat data order harian sehingga bagian produksi dapat mencetak koran sesuai kebutuhan.
4. Aplikasi CIS telah dapat menangani pembayaran piutang dalam satu kesatuan sistem dan dapat membuat laporan atau report secara terkomputerisasi.
Saran – saran yang membangun sangat diperlukan untuk aplikasi ini agar dapat bermanfaat lagi untuk kedepannya. Saran – saran pengembangan untuk aplikasi ini, antara lain: 1. Menambahkan sistem pembayaran secara online melalui kartu kredit. 2. Aplikasi ini juga perlu terus dikembangkan agar dapat sesuai dengan kebutuhan yang ada pada PT Pikiran Rakyat, karena proses bisnis yang suatu saat dapat berubah sehingga dapat mengubah beberapa bagian dalam aplikasi ini. 3. Aplikasi ini juga memerlukan maintenance secara berkala, mulai dari fungsionalitas sistem serta database pada aplikasi. Selain itu juga, diperlukan adanya seseorang yang terus mengkontrol jalannya transaksi agar aplikasi dapat berjalan dengan optimal.




 T. Daftar Pustaka

 Duthie, Andrew, G. (2003). Microsoft ASP.NET Step By Step. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
 Fathansyah. (2007). Basis Data Edisi ke-6, Bandung: Informatika.
 Jogiyanto.(1990). Analisis dan Disain Sistem Infomasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
 Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
 Kurniawan, E. (2009). Cepat Mahir ASP.NET 3.5 untuk Aplikasi Web Interaktif. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
 Kusumo, Ario Suryo, Drs. (2001). Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
 Lowe, Doug & Prince, Anne (2003).Murach’s ASP.NET web programming with VB.NET (Chap. 18).California:Mike Murach & Associates,Inc.
 Nugroho, Bunafit. Indriyanna, Indah. (2009). Panduan Skripsi dengan Visual Basic. Jakarta: AlifMedia
 Pressman, R. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi Buku I. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
 Sidik, Betha. Iskandar Pohan, Husni. (2007). Pemrograman Web dengan HTML. Bandung: Penerbit Informatika.